Главная » Статьи » Как правильно обращаться в суд

Заявление на отпуск вне графика образец

Заявление о предоставлении отпуска не по графику

Для чего нужен документ

Бывают ситуации, когда сотруднику необходимо изменить запланированную в графике отпусков дату отпуска (например, нужно поехать по семейным делам в другой город, срочно использовать горящую путевку на курорт или просто изменились личные обстоятельства). Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) позволяет вносить изменения в график - в ней есть специальные ячейки: Запланированная дата отпуска и Фактическая дата отпуска. А причину, по которой дата отпуска изменена, можно указать в графе Примечания.

В принципе, сотрудник может написать обычное заявление на отпуск, то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по графику. Если руководитель это заявление одобрит, нарушения трудового законодательства не будет. В графике отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет указано заявление работника и приказ.

Но если для компании важно, чтобы все ходили в отпуск по утвержденному графику, можно обязать сотрудников составлять заявления на внеплановый отпуск по особой форме. А именно, указывать причину, по которой работник просит перенести отпуск.

На заявлении необходима резолюция руководителя компании. При этом руководитель компании вправе отказать сотруднику в просьбе изменить запланированную дату отпуска, если посчитает причины неуважительными. Ведь график отпусков обязателен и для компании, и для работников (ст. 123 Трудового кодекса). Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого отпуска предоставить ему часть, а остаток перенести на другое время, или изменить запланированные даты частей отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Однако есть категории работников, которые по закону могут уйти в отпуск в любое удобное для них время - работодатель не вправе им отказать, даже если нарушается график (см. таблицу).

Каким сотрудникам нельзя отказать в отпуске не по графику

Категория сотрудников

Образец заявления на отпуск

заявление на отпуск вне графика образец

образец заявления на отпуск

Образец заявления на отпуск будет весьма полезен всем тем, кто собирается в ежегодный оплачиваемый, декретный отпуск, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком.

Следует отметить, что написание такого заявления является обязательным условием предоставления отпуска работнику. На основании этого документа составляется приказ, и только после этого Вы можете спокойно отдыхать.

Заявление на отпуск чаще всего пишется от руки в свободной форме, или же Вы можете скачать готовый образец заявления на отпуск  и вставить свои данные. Кроме того, в некоторых организациях разработаны свои шаблоны заявлений. Если такового Вам не предоставили - пишите от руки в свободной форме.

Структура заявления на отпуск:

- шапка - кому пишется заявление (директору ООО . Иванову Ивану Ивановичу) и от кого

- название документа - посредине строки Заявление

- основная часть - указать период и причины отпуска

- подпись и дата .

В ежегодный оплачиваемый отпуск могут идти все работники согласно графика отпусков, которые проработали в организации не меньше полугода. Если Вы хотите уйти в отпуск вне графика, то пишите заявление с подробным объяснением причин, хотя не обязательно, что руководитель одобрит такое заявление и отпуск будет предоставлен.

Ниже приведены применяемые на практике формы заявлений.

Директору ООО Альфа

Петрову Петру Петрович

от бухгалтера

ЗАЯВЛЕНИЕ

о представлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Предоставление отпуска не по графику отпусков

По состоянию на: 02.06.2010

Журнал: Справочник кадровика

Год: 2010

Автор: Батура Анна Владимировна

Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск

Вопрос о том, когда работник будет использовать свой отпуск, должен быть решен работодателем до начала календарного года. Эти планы отражаются в графике отпусков. Но жизнь зачастую вносит свои коррективы: у работника могут измениться обстоятельства, или, наоборот, работодатель просит его отдохнуть в другое время. Как быть, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя? Оказывается, несмотря на это предоставить отпуск не по графику можно. Закон не запрещает. Главное - чтобы стороны достигли соглашения о новых датах его использования. К тому же не стоит забывать, что некоторым категориям работников закон предоставляет право использовать отпуск в удобное для них время. Получается, что в этом случае график отпусков тоже неприменим. Наконец, есть работники, которые вовсе не включены в график, поскольку приняты на работу уже после его утверждения.

Как же оформить отпуск во всех этих случаях? Рассмотрим процедуру шаг за шагом.

По общему правилу отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Однако из этого правила есть исключения.

Исключение из правила 1. Предоставление отпуска за первый год работы (ст. 122 ТК РФ). Право на его использование возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него

• работникам в возрасте до 18 лет

• работникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев

• в других случаях, предусмотренных федеральным законом.

Нужно ли принятого на работу работника включать в график отпусков или отпуск за первый год работы всегда предоставляется ему по заявлению?

Решение этого вопроса в первую очередь зависит от того, когда был принят работник. Так, если он принят в конце календарного года или в начале следующего, когда график отпусков уже утвержден работодателем, нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.

В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период. Единственное условие - должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Между тем работник может быть принят на работу в другое время календарного года, задолго до утверждения графика отпусков на следующий год. В этом случае даты использования им отпуска могут быть запланированы в графике. Однако при этом следует учитывать право работника на использование отпуска в первом рабочем году в соответствии с заявлением, а не по графику. Поэтому считаем, что если такой работник обратится к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска за первый год работы, указав в нем даты, отличные от запланированных в графике, то работодатель не сможет отказать в удовлетворении просьбы.

Исключение из правила 2. Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Это, например, работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»). Отпуск таких работников планируется в графике. Однако если работник обратится к работодателю с просьбой о предоставлении ему отпуска в незапланированные даты, ему нельзя будет отказать.

Исключение из правила 3. Время отпуска некоторых работников зависит от определенных факторов. Например, совместителям отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ) мужчина может использовать отпуск в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Даты отпусков для работников этих категорий также запланированы в графике. Но если в связи с наступлением определенных законом обстоятельств такой работник обратится с просьбой об отпуске в другое время, работодатель обязан будет выполнить просьбу и предоставить отпуск не по графику.

Исключение из правила 4. Может возникнуть и такая ситуация, когда работник по каким-то причинам желает использовать запланированный в графике отпуск не полностью, а частично. По соглашению между работником и работодателем Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Обратите внимание: часть отпуска по заявлению работника предоставляется только в том случае, если работодатель согласен на такое ис пользование отпуска. Если же стороны не достигнут соглашения по этому вопросу, отпуск будет предоставлен в соответствии с графиком (в запланированные даты и в полном объеме).

Исключение из правила 5. Наконец, стороны могут договориться о предоставлении отпуска (части отпуска) не в соответствии с графиком отпусков. Это может быть вызвано различными причинами: личные обстоятельства работника, просьба работодателя об использовании им отпуска в другие даты, поскольку этого требуют условия производства, и др.

Обратите внимание, что мы сейчас не рассматриваем ситуацию, предусмотренную ч. 3 ст. 124 ТК РФ, когда допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Работодатель может попросить работника использовать отпуск в его текущем рабочем году, но в даты, отличные от предусмотренных в графике. Например, раньше, чем запланировано. И если работник согласится отдыхать в другое время, то отпуск будет предоставлен не по графику.

Последняя ситуация встречается на практике довольно редко. Чаще всего отпуск в даты, не запланированные в графике, предоставляется по заявлению работника.

Этап 1 Получение заявления работника

о предоставлении отпуска

Итак, работник, желающий использовать отпуск в даты, отличные от запланированных в графике отпусков, обращается к работодателю с соответствующим заявлением.

заявление работника

В заявлении о предоставлении отпуска работник указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении.

Например, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам. Значит, получив соответствующее заявление, работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник.

Шаг 2Регистрируем

заявление

Заявление работника о предоставлении отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

заявление на отпуск вне графика образец

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 3Направляем заявление

руководителю

Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.

Шаг 4Получаем заявление

с резолюцией руководителя

По общему правилу работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник. Использование отпуска не в соответствии с графиком отпусков возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник, в следующих случаях:

• отпуск предоставляется за первый год работы

• работник имеет право использовать отпуск в удобное для него время или в связи с наступлением определенных законом обстоятельств.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска в незапланированные даты. Тогда работник будет использовать отпуск согласно графику отпусков, поскольку этот документ обязателен как для работодателя, так и для работника.

В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 5Направляем

заявление в дело

После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

Этап 2 Издание приказа

о предоставлении

отпуска работнику

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т. ч. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а).

Шаг 1Составляем проект приказа

В заголовочной части унифицированной формы № Т-6 указываются наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) - и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер

• наименование структурного подразделения и должность работника

• период работы, за который предоставляется отпуск

• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях

• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска

• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях

• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска

• суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 2Подписываем

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3Регистрируем

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

заявление на отпуск вне графика образец

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 4Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5Направляем приказ

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.

заявление на отпуск вне графика образецЭтап 3 Оформление записки-расчета

о предоставлении отпуска работнику

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма № Т-60. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

Шаг 1Заполняем лицевую сторону

записки-расчета

В заголовочной части унифицированной формы № Т-60 указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер

• наименование структурного подразделения и должность работника

• период работы, за который предоставляется отпуск

• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях

• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска

• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления

• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска

• суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 2 Подписываем

записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Шаг 3Регистрируем

записку-расчет

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме, в унифицированной форме № Т-60 проставляются регистрационный номер и дата составления документа.

заявление на отпуск вне графика образецШаг 4Передаем записку-расчет

в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4 Оформление табеля учета

рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13).

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - «ОД». При отражении неявок на работу (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), учет которых ведется в днях, в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

заявление на отпуск вне графика образецЭтап 5 Оформление

личной карточки

работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2).

В этом разделе содержатся сведения:

• вид предоставленного работнику отпуска

• период работы, за который был предоставлен отпуск

• продолжительность отпуска в календарных днях

• даты начала и окончания отпуска

• основание (приказ о предоставлении отпуска).

заявление на отпуск вне графика образецЭтап 6 Заполнение графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы № Т-7. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования.

Обратите внимание: когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику (приложение).

заявление на отпуск вне графика образец

заявление на отпуск вне графика образец

Образец заявления на отпуск - декретный отпуск

Образец заявления на отпуск будет весьма всем полезен тем, кто собирается в ежегодный декретный, оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет отпуск или по уходу за ребенком.

Следует отметить, написание что такого заявления является обязательным предоставления условием отпуска работнику. На основании этого составляется документа приказ, и только после этого Вы спокойно можете отдыхать.

Заявление на отпуск чаще пишется всего от руки в свободной форме, или же Вы скачать можете готовый образец заявления на отпуск и свои вставить данные. Кроме того, в некоторых разработаны организациях свои шаблоны заявлений. Если Вам такового не предоставили - пишите от руки в свободной Структура.

форме заявления на отпуск:

- шапка - кому заявление пишется (директору ООО . Иванову Ивану кого) и от Ивановичу

- название документа - посредине строки основная

- Заявление часть - указать период и причины подпись

- отпуска и дата.

В ежегодный оплачиваемый отпуск идти могут все работники согласно графика которые, отпусков проработали в организации не меньше полугода. хотите Вы Если уйти в отпуск вне графика, то заявление пишите с подробным объяснением причин, хотя не что, обязательно руководитель одобрит такое заявление и будет отпуск предоставлен.

Ниже приведены применяемые на формы практике заявлений.

Директору ООО Альфа

Петру Петрову Петрович

от бухгалтера

Сидоровой Светланы ЗАЯВЛЕНИЕ

Ивановны

о представлении ежегодного оплачиваемого отпуска

График отпусков

График отпусков

График отпусков - это расписание предоставления ежегодных отпусков, которое обычно устанавливается администрацией по согласованию с профсоюзным органом. График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации (ст.73 КЗоТ). При составлении графика отпусков учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса. Исходя из необходимости обеспечения нормальной работы организации, в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте может устанавливаться предельная численность работников того или иного подразделения, одновременно уходящих в отпуск. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется (см. Порядок предоставления отпусков).

При составлении графика должны быть обеспечены права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время. Так, например, право на использование отпуска в летнее или другое удобное для них время года имеют: работники моложе 18 лет (ст.178 КЗоТ) женщины, имеющие двух или более детей в возрасте до 12 лет. Эта льгота распространяется и на мужчин, воспитывающих двух или более детей до 12 лет без матери, а также на опекунов (попечителей) детей (ст.1721 КЗоТ) ветераны войны и труда, ветераны боевых действий на территории других государств, в том числе инвалиды войны и боевых действий на территории других государств Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить администрацию и соответствующий выборный профсоюзный орган организации изменить его. Отступить от времени использования отпуска, указанного в графике, можно только по договоренности сторон. Администрация обязана уведомить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее, чем за 15 дней.

График отпусков составляется один раз в год, изменения в него не вносятся (указываются только изменения в сроках предоставления отпусков). Новых работников туда вписывать не нужно, отпуска им могут быть предоставлены по согласованию с администрацией не раньше чем через шесть месяцев работы, т.е. они идут уже вне графика.

К реализации нормы, изложенной в части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ. работодатели должны были приступить в октябре или ноябре текущего года. Для тех, кто упустил из виду этот момент и привык по традиции утверждать график отпусков не позднее 5 января, напоминаем, что теперь в соответствии с названной статьей Трудового кодекса РФ график отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Если штат организации небольшой, а профсоюзного органа нет, то шансы успеть до назначенного срока еще сохраняются.

График отпусков скачать бланк

Заполнение графика отпусков

График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7. Он должен быть утвержден подписями руководителя кадровой службы и руководителя предприятия не позднее двух недель до наступления нового года. Если в структуре предприятия имеется профсоюзный орган, то график отпусков с данным подразделением должен быть обязательно согласован. Это должно быть засвидетельствовано датой и номером в графе.

Основными графами Графика отпусков, которые должен заполнить кадровик в первую очередь, являются графы 1-6. Графа 4 заполняется на основании личной карточки работника. Графы 7-9 графика отпусков заполняются уже в процессе, когда работники начнут уходить в отпуск. В графе 7 делается отметка после того, как отпуск сотрудника фактически был закончен. Если работника предприятия не устраивает время отпуска, его можно перенести, а в графе 8 указывается ссылка на документ, подтверждающий перенос отпуска (приказ о переносе отпуска, личное заявление сотрудника и др.). Изменение даты отпуска фиксируется в графе 9. В графе 10 указываются необходимые примечания: отпуск не предоставлен или продлен на основании какого-либо приказа (к примеру, больничного листа), или перенесен по семейным обстоятельствам и т.п.

Все изменения в форме Т-7 графика отпусков вводятся с разрешения лица, который утвердил данный документ.

Форма графика отпусков

Постановлением Госкомстата России N 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена форма N Т-7 «График отпусков». Дискуссии о том, должна ли применяться эта форма или же графики могут составляться в иной произвольной форме продолжаются в среде кадровиков. Что же касается бухгалтеров, то они исходят из норм статьи 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которой «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами» «эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет» «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

Постановлением Правительства РФ N 835 функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России. При этом был определен порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты были введены в соответствии с изложенными требованиями. Форма графика отпусков была утверждена и распространена на юридические лица всех форм собственности. График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров должны решаться в пользу унифицированной формы N Т-7. Нельзя сказать, что она во всем удобна, но сложности, например, с разбивкой отпусков для одного работника решаются с помощью дополнительных строк.

Согласно части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала. Для того, чтобы выполнить это требование, отдельные организации вводят дополнительную графу 11 «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям постановлением Госкомстата России «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия. Можно и не вводить дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков, а ограничиться составлением листа ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков.

Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений. Далее он передается в выборный профсоюзный орган данной организации. Его мнение учитывается при подготовке окончательного варианта. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного органа данной организации.

Унифицированная форма N Т-7 смоделирована с учетом КЗоТ РФ и содержит шаблон грифа согласования с профсоюзной организацией, в то время как Трудовым кодексом РФ предусмотрено не согласование, а учет мнения профсоюзного органа. Однако исключать реквизиты из унифицированных форм не допускается. В соответствии с вышеназванным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа)» «удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается». Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме по строкам шаблона грифа согласования указывается «Профсоюзная организация не создана» (заполненная форма графика отпусков приводится в разделе «Бумаги»).

Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии или же выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен быть в бухгалтерии и отделе кадров.

Приказ о графике отпусков

Как правило, график отпусков составляется сотрудниками отдела кадров до 1 января следующего года на основании оформленных в установленном порядке предложения руководителей предприятия. При этом издается приказ о графике отпусков. При составлении графика отпусков должны учитываться как интересы производства, так и работников. Кроме того, графики отпусков должны соответствовать требованиям ТК РФ, в частности закону 504 статья 10, согласно которому ежегодные дополнительные и основные отпуска должны использоваться до конца рабочего года.

Ежегодный отпуск определенным категориям работников должен предоставляться в удобное для них время. К ним относятся инвалиды, несовершеннолетние, женщины до и после отпуска по беременности и родам, одинокие матери и отцы, матери двух и более детей до 15 лет либо ребенка-инвалида, ветераны труда, супруги военнослужащих.

Согласно требованиям ТК РФ ежегодные отпуска не могут не предоставляться на протяжении двух лет подряд. Кроме того, ежегодный отпуск в обязательном порядке предоставляется несовершеннолетним работникам, а также занятым на вредном или тяжелом производстве. Наряду с основным ежегодным отпуском работникам могут предоставляться дополнительные отпуска вне графика по их заявлению. Составление графика отпусков выполняется в произвольной форме.

График должен содержать следующие графы:

1 — фамилия работника, номер подразделения

2 — название подразделения

3 — ФИО работника

4 — занимаемая должность

5 — месяц, в котором предоставляется отпуск, при этом дата его начала не указывается

6 — месяц, на который был перенесен отпуск

7 — причина переноса отпуска, с указанием даты и номере приказа

8 — период времени, за который был предоставлен отпуск (может не заполняться).

Пример приказа о графике отпусков:

ПРИКАЗ

N 11 Л/С

О графике отпусков на 2021 год

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителю генерального директора Иванову Игорю Юрьевичу подготовить графики отпусков на 2021 год. Срок исполнения - 15 ноября 2020 г.

2. Специалисту кадровой службы Русаковой Н.Г. подготовить сводный график отпусков на 2021 год и утвердить его у меня. Срок исполнения - 15 декабря 2020 г.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Составление графика отпусков

Нужен ли график отпусков

Этот вопрос именно в такой формулировке с момента вступления Трудового кодекса РФ в силу (01.02.2002) постоянно задавался представителям Министерства труда и социального развития РФ и другим разработчикам Кодекса, ведущим специалистам в области трудового законодательства. В подавляющем большинстве ответ сводился к лаконичному «да!». Такой же ответ дают авторы более или менее значимых и удачных комментариев к Трудовому кодексу РФ.

Представители федеральной инспекции труда также вполне определенно объясняют, что если при проверке организации окажется, что график отпусков не утвержден, наказания не избежать.

Формулировка части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ «обязателен как для работодателя, так и для работника» дала повод для дискуссий, о том, что график отпусков становится обязательным и для одной, и для другой стороны трудовых отношений только с момента утверждения, а, следовательно, есть основания считать, что график может и не утверждаться. Однако законодатели ввели эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков в организации, а для усиления его значимости — чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей и бесконечно оспаривающих время ухода в отпуск работников, что коль график утвержден, то, и сроки, и очередность, указанные в нем, являются обязательными для тех и других. Ответ на вопрос — «Должен ли утверждаться в организации график отпусков?» (заметьте, это другая постановка вопроса), — содержится в части первой статьи 123 ТК РФ, в которой сказано, что «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков» и ни в каком ином порядке. Сформулировав это правило императивно, законодатели могли и не включать норму об обязательности графика для работодателей и работников — ведь не используется же такая формулировка в отношении правил внутреннего трудового распорядка, графиков сменности и иных локальных нормативных актов, тем не менее обязательных к исполнению сторонами.

Вопрос об обязательном утверждении графика отпусков в организациях к концу текущего года перестал быть предметом дискуссий: те, кто сомневались, решили не спорить с инспекторами труда или же усмотрели явную выгоду в упорядочении очередности ухода работников в отпуска.

Составление графика отпусков

Ответ на этот вопрос должен содержаться в локальных нормативных актах организации, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении о персонале и других. Порядок составления графиков отпусков может быть закреплен и в коллективном договоре особенно это целесообразно в организациях с мощными профсоюзами. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству на предприятии. Если во всех перечисленных документах уделено внимание только срокам составления графика, будем отталкиваться от сложившейся практики.

Начнем с того, что график отпусков - это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения. Такая схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала. При таком подходе руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначально готовят графики на вверенные им подразделения. Затем эти документы (их правильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки (ведь начальник цеха может и не знать, что некоторые из его подчиненных имеют право на определенные льготы).

Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками (например, с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и с руководителями структурных подразделений. Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу своего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников может повлечь изменения для других работников. Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации. Именно он и является тем документом, который предусмотрен статьей 123 Трудового кодекса РФ. На его основании возможна уже не столько разработка графиков отпусков подразделений, сколько дробление общего графика по каждому подразделению.

Вторая схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если компания структурирована на единицы, то опять же, основное бремя на выяснение и сбор пожеланий работников ложится на плечи менеджеров (начальников, заведующих) служб, отделов, секторов и т.д. Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует по той же причине, что была изложена выше — именно они оценивают очередность предоставления отпусков, исходя из производственной необходимости.

Самое большое количество споров в связи с графиками отпусков возникает по причине ошибок, допускаемых работниками отделов кадров и руководителей структурных подразделений при первичном сборе информации. Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие в подготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение (пожелание) не было учтено» не раз рассматривались в судах и, разумеется, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решение принималось не в пользу работодателя. Поэтому при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала позаботьтесь о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью.

Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отпуска. До принятия Трудового кодекса РФ споры относительно графика отпусков вынуждали юристов и работников отделов кадров на этапе подготовки этого документа составлять специальные ознакомительные листы, в которых работники расписывались в том, что они ознакомлены с графиком и не возражают против установленной очередности. Сейчас, в силу той же пресловутой нормы части второй статьи 123 ТК РФ, как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается. В него могут вноситься изменения, но любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, и тому имеется документальное подтверждение, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не предусмотрены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, об этом им может напомнить руководитель организации. Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется. Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы начальника отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом «ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным. Опять же нужно исходить из того, что издание такого акта имеет смысл в тех организациях, где не отработаны информационные связи между кадровой службой и структурными подразделениями или взаимодействие между ними осуществляется только при приеме или увольнении работников.

Что нужно учитывать при составлении графика отпусков

Поскольку факторы, влияющие на определение очередности предоставления отпусков, носят комплексный характер, рассмотрим их по очереди.

1. Пожелания работников. Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений, пожелания работников являются определяющим фактором. О намерениях работников отдел кадров может судить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются лето и начало осени. Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует соотнести пожелания работников и нижеследующие факторы.

2. Действующее законодательство. Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:

2.1. Наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121, 122 ТК РФ). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет принимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. При этом целесообразно предупредить работника, что время ухода в отпуск может быть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в статье 121 ТК РФ. Так, в ней установлено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

а) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ

б) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста

в) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Здесь возможна коллизия. Если график утвержден, значит, он обязателен для работодателя и для работника. Однако статьей 124 Трудового кодекса РФ строго определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:

• по соглашению между работником и работодателем отпуск переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала

• в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Таким образом, если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то, исходя из 6-месячного стажа, право на отпуск у него наступит по истечении 4-х месяцев. Допустим, работник выразил намерение уйти в отпуск по истечении 6 месяцев его работы в организации. В случае, если периоды, указанные в пунктах «а»—«в» будут иметь место, право на отпуск отодвигается на то количество дней, которые исключаются из стажа, предусмотренного статьей 121 Трудового кодекса РФ. В этом случае следует исходить из того, что отсутствие стажа является юридически значимым основанием для внесения соответствующего изменения в график отпусков.

Такое строгое отслеживание стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не обязательно — частью второй статьи 122 Трудового кодекса РФ установлено, что по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Совсем не имеет значения такой стаж для категорий работников, указанных в части третьей статьи 122 ТК РФ, согласно которой до истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него

• работникам в возрасте до 18 лет

• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-х месяцев

• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В графике отпусков изначально можно планировать только отпуска работников в возрасте до 18 лет и принятых на работу беременных женщин. В любом случае, следует помнить, что основанием предоставления отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы в организации является заявление работника. Поэтому еще при составлении графика следует уточнить, не хотят ли указанные категории работников подать такого рода заявления.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному работником времени. Поэтому, когда право на отпуск используется до истечения 6 месяцев непрерывной работы (авансом), работодатель обязан предоставить его в полном размере (если иная договоренность не будет достигнута с работником) и полностью оплатить. Что касается ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, то в стаж работы, дающий право на них, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. При этом в первом рабочем году этот отпуск предоставляется пропорционально проработанному в этих условиях времени. Кстати, возможности предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска через аванс Трудовой кодекс РФ не предусматривает.

Определяя право работника на отпуск в календарном году, на который составляется график отпусков, следует также учесть еще один момент. У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году. Например, работник поступил на работу в октябре 2002 года — право на отпуск у него возникает в мае. Однако с октября 2003 года у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год: согласно части третьей статьи 122 ТК РФ отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется.

2.2. Очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Согласно части третьей статьи 123 Трудового кодекса такие категории работников должны определяться в соответствии с федеральными законами. Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время:

• мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ)

• работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ).

Кроме этого, «удобное время» является условием определения очередности для категорий работников, указанных ниже:

1. Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Закон РФ № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

2. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы. Закон РФ № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы».

3. Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России». Закон РФ № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов».

4. Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда. Федеральный закон № 5-ФЗ «О ветеранах».

5. Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы. Федеральный закон № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».

6. Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр). Федеральный закон № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне».

Пунктом 1 статьи 11 Федерального закона N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его подтверждение в письменной форме.

Кроме работников, имеющих льготы в отношении времени ухода в отпуск, необходимо учесть и требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков. Если организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненном к нему районе, у работников, имеющих детей, заканчивающих в календарном году 9-й или 11-й класс, следует узнать, не планируют ли их дети поступать в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности, так как в соответствии с частью пятой статьи 322 Трудового кодекса РФ по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в образовательное учреждение.

Указанным в п.п. 2.1, 2.2 настоящей публикации работникам, которые имеют право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы (что прямо предусмотрено соответствующими статьями Трудового кодекса РФ), не вменяется в обязанность представить такие заявления или просьбы до составления графика отпусков — они могут быть направлены в любое время. Но для того, чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, следует позаботиться о выяснении намерений этих работников на этапе его разработки.

В отношении корреспонденции норм части первой статьи 122 (о возникновении у работника права на использование отпуска по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации), части второй статьи 122 (о праве на использование отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации) и части третьей статьи 123 (о праве отдельных работников использовать отпуск в удобное для них время) Трудового кодекса РФ следует сказать, что его нормы не решают вопрос, который возникал еще во время действия КЗоТ РФ. Могут ли только что принятые на работу работники, для которых федеральными законами предусмотрено предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, использовать свой отпуск до истечения 6-месячного срока? Ведь если не возникло право на отпуск (6-месячный срок не истек), то, как может возникать право на его использование в удобное время?

Источники: help.kdelo.ru, find-my-job.ru, hr-portal.ru, novostiukrainy.at.ua

Категория: Как правильно обращаться в суд | Добавил: yanovvasil (16.06.2015)
Просмотров: 3629 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar