Главная » Статьи » Как правильно составить

Учет движения трудовых книжек образец

Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек - документ, содержащий сведения о движении трудовых книжек работников. Его также можно именовать журнал движения трудовых книжек. В данной статье разберемся, зачем нужен такой журнал, как его заполнять. Внизу можно скачать образец книги учету трудовых книжек.

Кадровое делопроизводство вызывает немало вопросов даже у тех, кто уже давно трудится в данной сфере. Те же, кто только недавно заступил на подобную должность, порой, просто теряются. Если с заключением трудовых договоров. оформлением кадровых приказов, хранением и заполнением трудовых книжек еще все понятно, то некоторые моменты относительно другой кадровой документации, порой, вызывают затруднения.

К примеру, далеко не всем понятно, нужно ли заводить на предприятии журнал учета трудовых книжек, зачем это нужно и как правильно следует оформить данный бланк.

Некоторые специалисты кадровых отделов считают, что вполне могут обойтись и без подобных журналов или книг, что это лишняя трата времени. На самом же деле, журнал или книга учета движения трудовых книжек обязан быть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. Причем, существуют вполне определенные требования к оформлению данной книги, и за его отсутствие руководителям предприятий может грозить административная ответственность.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов - такой журнал. для регистрации платежных ведомостей - такой журнал .

Как оформить книгу учета трудовых книжек?

Книга учета заводится на предприятии для фиксирования принятых от работников трудовых книжек, заведенных на предприятии и вкладышей в книжки. Здесь же делаются отметки о выдаче на руки работникам их книжек на время или при увольнении. Форма ведения данного журнала и правила его оформления утверждены постановлением Минтруда России № 69 от 10 марта 2003 года и достаточно однажды завести подобную книгу в отделе кадров, чтобы в дальнейшем избежать многих неприятностей.

Самое простое – это приобрести журнал, который уже будет оформлен по всем правилам.

Если же такой возможности нет, то можно взять большую тетрадь, желательно, если она будет с картонной обложкой, и сделать книгу самостоятельно.

Образец журнала можно скачать по ссылке в конце статьи.

В книге учета движения трудовых книжек должно присутствовать 13 граф.

В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

В пятой графе вписываются полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.

Шестая графа предназначена для серии и номера трудовой книжки, седьмая – для должности, на которую принят сотрудник, в восьмую вписывается название отдела.

В девятой графе проставляется номер приказа.

Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

12 и 13 графы заполняются при увольнении владельца книжки, здесь ставится дата и номер приказа на увольнение и подпись работника. При невозможности личного присутствия работника, здесь проставляются номер и дата уведомления, которые были направлены работнику.

Но на этом оформление книги учета трудовых книжек не заканчивается. Бланк обязательно должен быть пронумерован, прошит и скреплен сургучной печатью или пломбой. Только при соблюдении всех этих условий, книга будет считаться оформленной верно и не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов.

Скачать образец журнала движения трудовых книжек - ссылка .

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений в книге учета

Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

  • переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников
  • новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников
  • выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.
  • Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

    Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

    Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

    Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

    Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

    Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

    Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

    Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

    Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

    Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

    Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

    Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

    Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

  • дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника
  • дате отправки документа почтой.
  • Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

    Требования, предъявляемые к книге учета

    Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

  • иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы
  • иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги
  • иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура
  • необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.
  • Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

    Бланк книги учета движения трудовых книжек скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 1 059)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Новости бизнеса

    Спад промпроизводства в России может превысить прогноз в 2015 году

    Образец- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: 29 May 2015 11:04:51 +0300

    Данные за апрель по динамике промышленного производства дают основания сделать оценку, что спад в промышленности по итогам 2015 года превысит прогноз Минэкономразвития в 1,3% и составит 1,3-1,6%, говорится в докладе министерства о текущей ситуации в промышленном комплексе.

    Счетная палата направит обращение в Генпрокуратуру по факту нарушения исполнения бюджета и ведения бюджетной отчетности в Минсельхозе за 2014 год. Об этом говорится в пресс-релизе СП. Объем нарушений исчисляется 715,1 миллиона рублей.

    Премьер-министр Дмитрий Медведев поручил Минтруду, Минфину и Минздраву России рассмотреть вопрос о порядке индексации в 2016 году зарплат, социальных выплат и предоставлении мер социальной поддержки отдельным категориям граждан.

    Президент России Владимир Путин поручил правительству создать федеральный реестр инвалидов, сообщает Интерфакс. Отмечается, что электронный реестр должен позволять осуществлять электронный контроль реализации индивидуальных программ реабилитации.

    Главы правительств государств-участников СНГ на заседании Совета в пятницу подписали план совместных действий по решению актуальных вопросов в финансово-экономической сфере, а также Стратегию обеспечения транспортной безопасности при осуществлении международных перевозок.

    Гособоронзаказ (ГОЗ) на 2014 год в России в настоящий момент выполнен на 97%, оставшаяся часть будет завершена в III и IV кварталах 2015 года, сообщил заместитель министра обороны РФ Юрий Борисов.

    Совет директоров Транснефти рекомендовал акционерам выплатить дивиденды по итогам 2014 года в размере 25% от чистой прибыли по РСБУ. Об этом говорится в сообщении компании.

    ТАСС цитирует, что в первом квартале Сбербанк сократил 3,6 тыс. сотрудников. Морозов подчеркнул, что в период января-марта текущего года в банке была продолжена оптимизация штатной численности сотрудников: речь идет о 1,1%, то есть сократили 3,6 тыс. сотрудников кредитной организации.

    Глава Международного валютного фонда Кристин Лагард считает выход Греции из еврозоны возможным. По ее словам, это не будет концом для единой европейской валюты. Выход Греции из еврозоны возможен, — заявила она в интервью немецкой газете Frankfurter Allgemeine Zeitung.

    Цена фьючерсов на североморскую нефть марки Brent на лондонской бирже ICE выросла на 0,94%. Об этом свидетельствуют данные торгов. Таким образом, ее цена составила $63,17 за баррель.

    Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    учет движения трудовых книжек образецПосле заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку. Руководитель делает в ней соответствующую запись о приеме сотрудника на работу.

    После этого он обязан зарегистрировать бланк переданной трудовой книжки в специальном журнале – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Для чего нужен этот документ

    Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Так как трудовые книжки и вкладыши в компании подлежат обязательной регистрации, они должны отражаться в этом журнале. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Для второй категории пустой бланк книжки выдается в компании.

    Именно в журнале по учету движения трудовых работодатель и регистрирует все поступившие в компанию книжки с последующим отражением пути их перемещения.

    Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги . В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

    учет движения трудовых книжек образец

    Назначение ответственного лица

    Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.

    Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

  • ФИО и должность лица, назначаемого ответственным
  • обязанности в отношении журнала
  • ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.
  • В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу . В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

    В случае, когда происходит смена ответственного лица, обязательной является следующая процедура:

  • составление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В нем отражается фактическое наличие бланков, в том числе и невостребованных книжек уволенных работников
  • издание нового приказа о назначении ответственного лица.
  • Как выглядит, кем и каким образом заполняется форма акта выполненных работ, читайте здесь .

    Требования к журналу

    При оформлении документа нужно учитывать следующее:

  • желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения
  • страницы должны быть пронумерованы
  • журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала
  • с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров
  • на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).
  • учет движения трудовых книжек образец

    Правила заполнения

    Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф . При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
  • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк
  • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр)
  • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.

    Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.

    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.
  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.
  • Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

    учет движения трудовых книжек образец

    Порядок исправления ошибок

    При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах .

    Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

  • Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка исправленному верить или исправлено в колонке № . При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
  • Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – запись недействительна и тут же вносится верная запись.
  • Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет .

    Видеоматериал о заверении книги

    На видео - как правильно прошить и опломбировать журнал учета:

    Книга учета движения трудовых книжек скачать. Типовая форма П-10. бланк

    учет движения трудовых книжек образец Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10) утверждена приказом Минстата Украины № 277 от 27.10.95 г. В шапке книги указывается идентификационный код ЕГРПОУ и код УКУД. Далее на каждой странице заполняется таблица учета всех трудовых книжек, которая включает в себя следующие данные: номер по порядку дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки должность и профессия работника, сдавшего на заполнение трудовую книжку или вкладыш к ней наименование структурного подразделения дата и номер документа, на основании которого принят работник расписка ответственного лица, принимавшего или заполнявшего трудовую книжку или вкладыш.

    Источники: blandoc.ru, mirblankov.ru, dogovor.perm.ru, znaydelo.ru, grossbuh.com.ua

    Категория: Как правильно составить | Добавил: yanovvasil (19.06.2015)
    Просмотров: 692 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar