Главная » Статьи » Как выдать доверенность

Образцы актов на списание представительских расходов

Акт на списание представительских расходов

Подборка наиболее важных документов по запросу Акт на списание представительских расходов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Акт на списание представительских расходов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы . Акт на списание представительских расходов

Формы документов . Акт на списание представительских расходов

Форма: Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей (образец заполнения)

Судебная практика . Акт на списание представительских расходов

Положение о представительских расходах (примерная форма)

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Настоящее положение "О представительских расходах ____________________ разработано в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления, списания представительских расходов ____________________ и их учета для целей налогообложения.

1. Общие положения о представительских расходах

1. Общие положения о представительских расходах

1.1. Представительскими расходами ____________________ являются расходы ____________________ на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также прием членов Совета и Попечительского совета ____________________, не являющихся работниками ____________________, прибывших для участия в заседании указанных органов ____________________, независимо от места проведения указанных мероприятий.

1.2. К представительским расходам относятся расходы ____________________:

- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ____________________, участвующих в переговорах

- транспортное обеспечение доставки вышеуказанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно

- буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате ____________________, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

1.3. Официальный прием - мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Документальное подтверждение представительских расходов

Акт на списание пред.расходов в произвольной форме.

ФОРМА АКТА НА СПИСАНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

"__" ____ 200_ г.

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся, ___________________________________________

____________________________________________________________ _____,

составили настоящий акт в том, что на прием иностранной делегации

1. Сначала на основании счета в кафе, баре, где состоялся прием делегации или представителей контрагентов или на основании товарных и кассовых чеков (если прием состоялся в организации и Вы закупили продукты и сами приготовили обед (ужин)) составляете акт на представительские расходы, который пишется в произвольной форме и должен содержать следующие реквизиты:

- название документа

- дата составления

- наименование организации, которой составлен документ

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления

- личные подписи указанных лиц.

Этот акт должен содержать точную информацию о суммах произведенных расходов, округления и приблизительные сведения не допускаются. Данные акта должны соответствовать суммам в платежных документах. Акт утверждается руководителем организации и визируется главным бухгалтером. Утверждение акта руководителем организации является необходимым требованием налоговых органов (письмо УФНС по г. Москве от 22.12.2006 г. № 21-11/113019@).

Далее на основании счета или товарных и кассовых чеков, а также акта на представительские расходы составляется авансовый отчет. При этом на оборотной стороне авансового отчета в обязательном порядке необходимо перечислить все кассовые чеки. Кроме того, кассовые и товарно-сопроводительные документы должны совпадать по суммам, по датам и названиям, а также по количеству лиц, участвующих в мероприятии. День утверждения руководителем организации авансового отчета является датой признания осуществленных представительских расходов в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Документальное оформление представительских расходов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 6

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.

2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.

3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.

5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.

9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.

10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

- название документа

- дата составления

- наименование организации, которой составлен документ

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

- дату деловой встречи или приема

- место проведения этого мероприятия

- программу мероприятий

- состав участников со стороны организации и представителей другой организации

- цель проведения мероприятия

- сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией - партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.

2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.

3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.

4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

- заключенными договорами

- подписанными контрактами, протоколами о намерениях

- деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник - организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

- товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12

- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

2. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком

- счет на оплату транспортных услуг

- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг

- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии

- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

3. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

- счетами

- договорами на оказание услуг

- заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

5. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Представительские расходы

Принимая иностранного делового партнера, каждый руководитель предприятия стремится, чтобы у того сложилось как можно лучшее впечатление от визита. Дорогих гостей селят в дорогие гостиницы и ведут в не менее дорогие рестораны. Выясним, каким критериям должны соответствовать представительские расходы, чтобы не только не ударить лицом в грязь, но и с налоговой проблем не иметь.

Представительские расходы — термин, отсутствующий в Законе о прибыли, однако широко использующийся бухгалтерами в обиходе. Определение понятия «представительские расходы» содержится в Нормах №88. Хотя этот документ порядком устарел (а в части, регулирующей затраты хозрасчетных предприятий и организаций, утратил силу), но его нормы, которые не противоречат действующему законодательству, необходимо выполнять.

Итак, представительские расходы — это расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а также представителей других предприятий, прибывших по приглашениям для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.

Документальное оформление и подтверждение затрат

Для отражения в учете затрат, связанных с приемом иностранного гостя, как представительских, необходимо правильно оформить первичные документы.

Прежде всего необходимо оформить официальное приглашение, упоминающееся в самом определении термина «представительские расходы». Оно может быть составлено в произвольной форме.

Нормами №88 предусмотрено составление сметы затрат на прием и обслуживание иностранных представителей и организаций, утверждаемой руководителем организации.

Кроме того, отдельным распорядительным документом руководства организации (как правило, приказом директора) определяется круг лиц, которые могут иметь отношение к приему представителей иностранной организации по вопросам коммерческой деятельности. При этом Нормы №88 требуют, чтобы количество участников со стороны, проводящей официальный прием, не превышало количество участников от приглашенной стороны. Однако в нынешних условиях данное требование может носить скорее рекомендательный характер. Ведь ни Закон о прибыли, ни П(С)БУ 16 не содержат подобных указаний для признания затрат и их отражения в учете, что, впрочем, вполне обоснованно, так как вопрос о количестве участников приема может решать лишь руководитель организации.

Если, кроме деловой встречи, планируется проведение других мероприятий в рамках приема представителей иностранной компании, необходимо составить и утвердить у руководителя организации программу проведения приема для обоснования предполагаемых расходов и их связи с деятельностью принимающей организации. Программа должна содержать перечень предполагаемых мероприятий, дату и место их проведения, список приглашенных лиц и представителей принимающей стороны.

Подтверждением фактического осуществления запланированных расходов являются первичные документы, выданные организациями, оказавшими услуги или реализовавшими товарно-материальные ценности, — акты выполненных работ и накладные. В случае если расходы были понесены в наличной форме, ответственное лицо в сроки, предусмотренные Законом о доходах, составляет и подает в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств, выданных под отчет, с приложением к нему соответствующих чеков, квитанций, других расчетных документов.

Практикуется также составление ответственным лицом отчета о проведении приема представителей иностранной компании в произвольной форме. Необходимость составления такого документа не определена законодательными актами, однако, как показывает практика, он оказывается полезен для сопоставления фактически понесенных затрат на проведение мероприятия с запланированными, а также для аргументации о связи таких затрат с деятельностью предприятия в случае возникновения у налоговых органов сомнений при проверке.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете представительские затраты, в зависимости от цели приема делегации (гостей), отражаются в составе административных либо прочих операционных затрат (если делегация принимается с целью обеспечения нормальной производственной деятельности) или же расходов на сбыт (если делегация принимается с целью обеспечения сбыта или рекламирования продукции). В редких случаях, когда прием делегаций и представителей осуществляется с целью непосредственного участия в производственном процессе, такие затраты могут быть отнесены непосредственно к составу прямых производственных затрат. В случае если цель приема делегации однозначно определить сложно, такие затраты в бухгалтерском учете относятся к прочим затратам (п. 29 ПСБУ 16). Отражение представительских затрат в бухгалтерском учете проиллюстрировано в таблице 1.

Таблица 1

Отражение представительских затрат в бухгалтерском учете

Источники: www.consultant.ru, docs.cntd.ru, forum.infostart.ru, hr-portal.ru, dtkt.com.ua

Категория: Как выдать доверенность | Добавил: yanovvasil (18.06.2015)
Просмотров: 3674 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar