Главная » Статьи » Примеры протоколов

Как писать протокол собрания образец

Как оформить протокол?

Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.

Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – "Протокол", а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.

Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком "Присутствовали" и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем "Повестка дня".

Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел "Слушали". А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт "Выступили". В разделе "Постановили" нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов "За", "Против", а также "Воздержались". В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.

Протокол собрания: инструкция по заполнению

Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.

  1. Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
  2. В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа "ПРОТОКОЛ". Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом "протокол". К примеру, "собрания руководителей отделов".
  3. ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список ("сноска прилагается"), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.

Как оформить протокол заседания в основной его части

  1. Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме "выступили" или "слушали", "решили" или "постановили". В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части "выступили" указывают вопросы и ответы. К примеру: "Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: "Нет". Без указания фамилий.
  2. В пункте "Постановили" нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
  3. В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.

Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.

Виды протоколов

Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел "Решили" или "Постановили".

На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.

  • Полными протоколами являются те, в которых содержание выступлений и докладов, включая вопросы, заданные докладчики, приведено полностью (Если доклад был представлен в письменном виде, текст самого доклада должен прилагаться).
  • Краткими называются те документы, в которых текст доклада нужно формировать тезисно, а в пункте "Выступили" обозначают только фамилии тех, кто выступал. Также не исключен вариант краткой формы, который включает только информацию о председателе и секретаре, перечень рассмотренных вопросов, количество участников, а также формулировку принятых на заседании решений.
  • Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.

    Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте "www.edou.ru ".

    Как писать протокол?

    Умение писать протокол необходимо каждому человеку. Что такое протокол?

    1. Документ с записью всего происходившего на заседании, собрании, допросе.

    2. Документ, которым удостоверяется какой-нибудь факт (протокол осмотра археологических раскопок)

    3. Акт о нарушении общественного порядка (составить протокол на кого-нибудь).

    4. Один из видов международных соглашений.

    Из протокола можно узнать, что происходило на собрании, какой вопрос обсуждался, какие были приняты решения. Протокол помогает в организации контроля за выполнением принятых решений

    Основные части протокола:

    1. Номер протокола, название собрания, дата, сведения о присутствующих.

    2. Повестка дня.

    3. Обсуждение первого вопроса ("Слушали"). Принятые решения ("Постановили")

    4. Обсуждение второго вопроса и т.д.

    1. Подведение итогов сбора макулатуры.

    2. Организация соревнований по шахматам на личное первенство по классу.

    По первому вопросу слушали:

    Информацию старосты класса Сидоровой И. об итогах сбора макулатуры.

    В обсуждении приняли участие Фёдоров Н. Васильев А. Гнатюк Д.

    Постановили:

    1. Считать, что сбор макулатуры в классе в целом проходил успешно.

    2. Отметить особо хорошую работу Афанасьева В.

    Сообщение физорга Бондаренко В. об организации соревнования по шахматам на личное первенство по классу.

    Новости

    как писать протокол собрания образецНовый выпуск программы о настоящих личностях, их судьбах, поступках и взглядах на жизнь. В гостях у Культа личности поэт Евгений Рейн, близкий друг Бродского. Эфир в субботу 23 ма - Подробнее.

    как писать протокол собрания образецГодовщина депортации крымских татар отмечается в Украине и на территории Крыма очень по-разному. О причинах этого говорим в программе Виталия Портникова Дороги к свободе с ведущим програ - Подробнее.

    как писать протокол собрания образецПишет Роман Татаров. Он давний слушатель «Свободы», и пишет нам не первый раз. Где точно живет, не могу сказать: то ли в Днепропетровской области, то ли в Запорожской. «Уважаемый Анатолий Иванович! По - Подробнее.

    как писать протокол собрания образецВ Центре и музее Андрея Сахарова прошел Фестиваль Свободы, посвященный дню рождения Сахарова. В этом году фестиваль благотворительный. С помощью гостей Сахаровский центр надеется собрать 300000 рублей - Подробнее.

    Для чего и как проводятся собрания профсоюзной организации?

    Никто не будет тратить свое время на то, чтобы просто собраться вместе и поговорить, а потом разойтись. Люди должны знать, с какой целью они придут на собрание, должны понимать, что это затрагивает их интересы. Для того, чтобы привлечь людей, Вы должны составить такую повестку дня, что бы она заинтересовала работников.

    Чтобы создать атмосферу праздника и желание людей прийти на собрание в другой раз, организуйте после собрания маленькое чаепитие.

    Другое дело - порядок проведения собрания (конференции, если у Вас большой профсоюз). Здесь лучше следовать строго установленной процедуре. Первое, куда Вам стоит заглянуть по данному вопросу - это в Устав Вашей профсоюзной организации.

    Обычно, в Уставе прописан порядок созыва собрания (или конференции).

    В большинстве случаев, право созыва общего собрания (конференции) принадлежит профкому. Он обязан созывать общее собрание (конференцию) один- два раза в год.

    Также он обязан созвать внеочередное общее собрание (конференцию) в том случае, когда этого требует контрольно-ревизионная комиссия, либо одна треть членов профсоюза. В Уставе должно быть указано, сколько времени (дней) требуется для созыва внеочередного собрания (например, 10 дней).

    Далее Вы должны всех проинформировать о предстоящем собрании. Повесьте большое объявление там, где собирается больше всего людей - вход в столовую, проходная, на дверях профкома, у бухгалтерии, если в этот день выдают зарплату.

    В объявлении вы должны указать:

    дату и время проведения собрания. Лучше, если Вы укажите и время завершения собрания - люди быстрее придут, если будут точно знать, когда они вернуться домой.

    Место проведения собрания (красный уголок, актовый зал и т.п.) Повестку дня (люди должны из объявления знать, что они придут не просто поговорить, а обсудить вопросы, затрагивающие их интересы). (Образец объявления см. в Приложении № 2)

    Объявление лучше всего повесить за 10 дней до дня собрания (конференции), а затем - за 3-5 дней в случае, если объявления срываются недовольной администрацией. А также потому, что о собрании могут забыть, если вы дополнительно раздавали объявления членам профсоюза - они могут их потерять.

    Как составить повестку дня

    Вы должны тщательно продумать повестку дня: лучше не включать в неё много пунктов, так как обсуждение большого круга вопросов занимает много времени - а долгих собраний не любит никто (люди могут не прийти в следующий раз).

    Например: Повестка дня:

    1. Доклад Иванова о поездке в США (опыт американских профсоюзов).

    2. Путевки в пионерский лагерь.

    Как провести собрание (конференцию)

    Запланируйте проведение собрания на 1-1, 5 часа. Наш опыт показывает, что это максимальное время, которое могут посвятить люди различного рода собраниям.

    Всегда вовремя начинайте и заканчивайте собрание (конференцию) -это покажет то, что Вы цените время людей.

    Обычно, у председателя профсоюза есть право открывать собрание (конференцию).

    Представьтесь, даже если большинство присутствующих знают Вас -это покажет уважение к новым членам профсоюза и к тем, кто пришел впервые.

    Для эффективной работы собрания (конференции) необходимо избрать председателя и секретаря. Лучше, если это будут люди, которые готовились к собранию. Председатель профсоюза может предложить свою кандидатуру председательствующего, а также кандидатуру секретаря -секретаря профкома, который знаком с бумажной работой и умеет правильно составлять протоколы.

    Каждую кандидатуру необходимо утвердить голосованием.

    Объявите повестку дня. Несмотря на то, что повестка уже разработана, её нужно также утверждать на собрании (конференции).

    Лучше, если Вы заранее назначите ответственных, кто будет выступать с докладами по повестке дня. Это должны бьпъ люди, умеющие интересно подавать скучную информацию, обладающие некоторыми ораторскими способностями. Заранее спланируйте, кто за кем будет выступать. Лучше, если докладчик, готовясь к выступлению, напишет свою речь, а Вы с ним обсудите её, проговорите. В докладе не должно содержаться много цифровой информации. Информация лучше воспринимается и запоминается, когда она содержит яркие образы.

    Как ведущий собрания, председательствующий должен взять на себя ответственность следить за тем, чтобы все вопросы повестки были рассмотрены, чтобы собрание не затягивалось. Председательствующий на собрании должен следить, чтобы доклад выступающего не затянулся слишком надолго (люди редко воспринимают информацию, подаваемую устно более 20 минут). Если есть возможность подавайте информацию, которую вы хотите довести до членов профсоюза, наглядно: можете писать ключевые фразы, схемы мелом на доске, маркером на больших листах бумаги. Также Вы можете к собранию подготовить яркие, большие плакаты.

    Закрывая собрание (конференцию), не забудьте поблагодарить присутствующих за то, что они нашли возможность прийти и выразить свое мнение по волнующему всех вопросу.

    Еще один момент: собрание лучше запомнится члену профсоюза и он захочет прийти снова, если какая-то информация будет напечатана и роздана (не нужно писать много, только главные мысли, коротко, ярко). Это может быть информационный листок, листовка (см. Приложение 11 ).

    Не забудьте, что на собрании (конференции) должен вестись протокол. Лучше, если Вы заранее составите проект протокола, а также постановлений, которые хотите принять. После (конференции) необходимо проверить, все ли протоколе. В протоколе должно быть указано:

    - место проведения собрания (конференции)

    - дата проведения собрания (конференции)

    - сколько всего членов профсоюза (либо избрано делегатов на конференцию)

    - сколько присутствует членов профсоюза (делегатов конференции)

    - кто избран председательствующим и секретарем

    - повестка дня

    - вопросы, по которым проводилось голосование

    - результаты голосования (сколько голосовали за, сколько против, сколько - воздержались)

    - решение, принятое по голосованию

    - протокол должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания (конференции).

    (Образец протокола учредительного собрания Вы можете посмотреть в приложении № 3 )

    Заседания профкома проводятся практически по аналогичной схеме, только Вам будет проще, поскольку количество человек в профкоме значительно меньше, и работают они оперативней, так как каждый знает свои обязанности. Во время заседания профкома также ведется протокол, и по результатам принятых решений выносятся постановления (образцы см. в приложении № 6 ,7 )

    Источники: elhow.ru, www.madamam.ru, co-zdorovya.com, uraltradeunion.ru

    Категория: Примеры протоколов | Добавил: yanovvasil (17.07.2015)
    Просмотров: 4053 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar