Главная » Статьи » В дополнение к договорам

Образец заполнения журнала учета счетов фактур

Журнал учета счетов-фактур

UPDATE!

С 01 октября 2014 года Правительство РФ приняло постановление о новой форме журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Образец формы можно скачать ниже.

------------------------------------------------------

Правительство РФ 26.12.2011 приняло поставновление № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Теперь у журнала учета полученных и выставленных счетов фактур есть утвержденная форма. Журнал представлен в двух частях из выставленных и полученных счетов фактур, когда ранее для этого заводилось два журнала.

Образец заполнения журнала счетов фактур

Организации-продавцы отвечают за сохранность счетов-фактур выставленных покупателям, обязаны вести их учет и регистрацию в соответствующем журнале.

Обязателен хронологический порядок регистрации, соответствующий выставлению счетов. Журнал необходимо прошнуровать и пронумеровать.

Срок, на протяжении которого полагается хранить журнал учета и счета-фактуры – 5 лет от даты их выставления.

Форма документа не утверждена законодательно. Решение налогоплательщика сшивать счета – фактуры за некоторый период (возможно, за налоговый период) и назвать эту подшивку журналом, не будет ошибочным.

Порядок заполнения

  1. При выставлении, счету – фактуре присваивается номер, согласно очередности записей журнала.
  2. В оглавлении журнала нужно отразить данные счета-фактуры.
  3. Второй экземпляр счетов-фактур необходимо подшить в журнале учета.
  4. При необходимости начислений сумм НДС в бюджет, показатели счетов-фактур можно перенести в книгу продаж .

Бланк журнала учета счетов-фактур с 01 октября 2014 года скачать (Размер: 44,0 KiB | Скачиваний: 3 141)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Часть 2. Полученные счета-фактуры

скачать бланк в формате Word, rtf

скачать бланк в формате Excel, xls

скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ведется за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, и лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии, агентских договоров.

Журнал состоит из двух частей - части 1 "Выставленные счета-фактуры" и части 2 "Полученные счета-фактуры".

[1] Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 г. N 1137 (в ред. от 30.07.2014 N 735) "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"

Журнал учета выставленных счетов-фактур

Организации-продавцы помимо сохранности выставленных покупателям счетов-фактур. обязаны вести их регистрацию и учет в соответствующем журнале.

Регистрация должна вестись в хронологическом порядке по мере выставления счетов.

выставленных счетов-фактур

Журнал должен быть прошнурован и пронумерован. Счета-фактуры необходимо хранить вместе с журналом в течение пяти лет с даты их выставления.

Форма документа законодательно не установлена. Поэтому, если налогоплательщик просто будет сшивать счета за определенный период (например, за налоговый период) и назовет эту подшивку журналом, это не будет ошибкой.

Порядок работы с журналом следующий:

1) при выставлении счета-фактуры ему присваивается соответствующий номер согласно журналу

2) данные из счета-фактуры отражаются в оглавлении журнала

Журнал учета счетов-фактур 2014 года.

образец заполнения журнала учета счетов фактурС 01.10.2014 журнал учета счетов-фактур ведется по новой форме. Изменения в форме журнала учета счетов-фактур произошли после принятия Постановления Правительства РФ от 30.07.2014 г. № 735, которым были внесены правки в действующие формы заполнения документов, применяемых при расчетах с НДС.

По поводу вступления в силу этих изменений была некоторая неопределенность. Однако согласно последним разъяснениям Минфина России, доведеным в письме от 18.09.2014 N 03-07-15/46850, указанные изменения вступают в силу с 01.10.2014 г.

Журнал учета счетов-фактур: разбираемся в тонкостях заполнения

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур была утверждена Постановлением Правительства №1137. О том, как правильно заполнить журнал, с какого момента это следовало начать делать и что грозит компании за неведение журнала, самарским бухгалтерам рассказала в ходе семинара, посвященного актуальным проблемам НДС, Марина Сергеевна Полякова. Ключевые моменты выступления лектора по этому вопросу – в нашем репортаже.

За каждый налоговый период – свой журнал учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур образца 2012 года – это принципиально новая форма. Напомню, что раньше журнал учета был прописан в тексте Постановлении № 914 . но формы журнала не было. Из текста Постановления № 914 читалось, что журнал учета – это некая подшивка счетов-фактур, и не более того. Однако в настоящее время разработана и сама форма журнала, и есть правила ведения этого журнала.

Итак, на что бухгалтерам нужно обратить внимание?

«Шапка» журнала совсем маленькая – наименование, ИНН, КПП и за какой квартал составлен журнал учета. То есть за каждый налоговый период должен быть составлен свой журнал. По окончании периода всё это брошюруется, прошивается (если журнал в бумажном варианте). Сзади наклейка с указанием количества страниц, дата, подпись руководителя и печать организации.

С какого времени должен вестись журнал учета?

Первый квартал, что называется, «завис» у всех. Объясню почему. Письмом ФНС России от 2 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1547 во все налоговые органы было направлено письмо Минфина РФ от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11. В этом письме Минфин РФ указал, что Постановлением № 1137 вводится новая форма счета-фактуры и порядок ее заполнения, а также форма и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. И чиновники Минфина РФ написали следующее: «Учитывая опубликование Постановления в январе 2012 года полагаем возможным применять до конца очередного налогового периода (то есть до 1 апреля) новые формы соответствующих документов наряду с формами, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ № 914 » .

То есть практически разрешено было применять и новые, и старые формы одновременно. При этом если счета-фактуры у нас были и старые, и новые, если книги продаж у нас были и старые, и новые, то новой формы журнала учета счетов-фактур у нас на тот момент вообще не было! С другой стороны, формы-то не было, но  в Постановлении № 914 было указано, что налогоплательщик обязан подшивать счета-фактуры.

То есть, если руководствоваться старыми правилами, то нужно было просто подшивать счета-фактуры.

Правда, в устном порядке и налоговики, и Минфин РФ по первому кварталу сейчас говорят так: если налогоплательщик в первом квартале оставался на старых формах, тогда и журнал учета для него в этот период – это просто подшивка. А вот если он применял новые формы, то и журнал учета у него должен быть новый. Но это лишь слова, письменного отражения такие разъяснения не получили.

На мой взгляд, стоит всё-таки отталкиваться от формулировок, данных в письме Минфина РФ от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11. Они не исключают того, что внутри организации могли применяться, скажем, журнал учета новый, а счета-фактуры старые.

Но и у тех, кто переходил на новый журнал, тоже возникают вопросы: переходить на него нужно было с февраля, или январь тоже следует вписывать в этот журнал? Спорная ситуация.

Мне представляется, что, учитывая все имеющиеся разночтения, налоговики должны при проверках лояльно относиться к этому вопросу. И не наказывать тех налогоплательщиков, у которых за первый квартал был не новый журнал учета счетов-фактур, а просто их подшивка.

А вот со второго квартала 2012 года все организации уже были обязаны вести новый журнал учета счетов-фактур.

Структура журнала

Журнал состоит из двух частей: часть 1 для выставленных счетов-фактур и часть 2 для полученных счетов-фактур. Здесь важно понимать, что в части выставленных счетов-фактур журнал учета не дублирует книгу продаж. А в части полученных счетов-фактур он не дублирует книгу покупок. То есть записи в них не будут совпадать, и это совершенно нормальная ситуация.

Обратите внимание: в журнале учета нет даже строк «итого» Для того чтобы подытожить суммы, есть книга покупок и книга продаж. По книге продаж – сколько начислено НДС в бюджет, а по книге покупок – сколько вычетов. И у нас декларация заполняется на основании книги покупок и книги продаж. Поэтому суммы в книгах и в декларации должны совпадать. А у журнала учета счетов-фактур цель совсем другая, а именно: зарегистрировать факт получения и выставления счета-фактуры.

Тонкости заполнения

На практике возникает много ситуаций, когда мы выставляем счет-фактуру, но это не ведет к начислению налога. И много ситуаций, когда мы получаем счет-фактуру, но это не ведет к налоговому вычету. Вот почему у нас порядковая нумерация записей идет именно по дате выставления и по дате получения счета-фактуры.

При этом в отношении части первой журнала «выставленные счета-фактуры» есть ряд исключений, когда счет-фактура регистрируется не по дате выставления, а по дате составления.

Перечни счетов-фактур, не подлежащих выставлению, но составленных, приведены в комментариях к графе первой части первой «выставленные счета-фактуры». Обратите внимание: этот перечень закрытый.

Итак, когда счет-фактура составляется, но не подлежит выставлению? Например, когда счет-фактура составлен налоговым агентом. Понятно, что мы НДС начисляем по этим счетам-фактурам, но никому их не выставляем. Такие счета-фактуры регистрируются в журнале по дате их составления.

То же касается, например, осуществления операций, указанных в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ . Осуществляя СМР хозспособом, мы на счет 08 начисляем НДС, но счета-фактуры нам выставлять некому. Мы их только зарегистрируем.

То же касается операций по передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд, затраты по которым не принимаются для налога на прибыль. Счета-фактуры в данном случае регистрируются без даты выставления.

То же касается счетов-фактур, выписываемых при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса РФ. Дополнительные суммы, связанные с оплатой товаров (работ, услуг), суммы дополнительного финансирования – это всегда «односторонние» счета-фактуры.

Здесь очень важно понимать следующее. И если ваш счет-фактура не попадает в перечень не подлежащих выставлению, и если он, согласно Налоговому кодексу РФ, подлежит выставлению, но при этом вы его по каким-то причинам не выставили, то вы его не регистрируете в журнале учета.

Например, вы выписываете авансовый счет-фактуру. Вам нужно начислить НДС. Но покупателю вы счет-фактуру не выставляете, объясняя это, например, тем, что авансовые счета-фактуры по неотгруженным товарам в компании выставляются только в конце квартала (хотя, впрочем, согласно нормам Налогового кодекса РФ, вы обязаны выставить счет-фактуру, а покупатель уже сам решает, брать ему налоговый вычет или нет). Такой счет-фактуру вы у себя регистрируете в книге продаж на начисление налога в бюджет. Но вы его не выставили, соответственно он не регистрируется в журнале выставленных счетов-фактур. Потому что этот счет-фактура, согласно правилам, регистрируется по дате выставления.

Допустим, вы будете выставлять ряд авансовых счетов-фактур в конце квартала. В этом случае вы и зарегистрируете их концом квартала, по дате выставления. К примеру, ставим дату выставления – 30 сентября, а дата составления пойдет августом. То есть в данном случае уже нарушается соответствие книги покупок и книги продаж.

Здесь налицо и нарушение установленного 5-дневного срока. Вот только наказать продавца за то, что он нарушил 5-дневный срок выставления счета-фактуры, нельзя . И покупателю снять вычет только за то, что продавец ему выставил счет-фактуру лишь в конце квартала, тоже нельзя.

В чем же смысл журнала учета счетов-фактур?

Когда вносили очередные изменения в Налоговый кодекс РФ, в статье 269 появилась следующая норма: уполномоченный орган – ФНС России – должен утвердить формы счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета. Формы, подлежащие утверждению, просто переписали из Постановления № 914, в котором этот журнал был упомянут. В результате получилось, что на налоговиков легла обязанность разработать форму такого журнала. И им пришлось реализовывать поставленную задачу.

Разумеется, встал вопрос о том, как сделать так, чтобы форма журнала не повторяла книгу покупок и продаж, а несла самостоятельную смысловую нагрузку. И поставленная цель была достигнута: журнал стал дополнительным помощником налоговиков при налоговых проверках. Вся смысловая нагрузка журнала «работает» на пользу ФНС, но никак не на пользу налогоплательщиков.

Какие позиции журнала учета будут помогать налоговикам? Прежде всего, позиции «дата получения счета-фактуры» во второй части журнала. Понятно, что налоговый вычет не может быть раньше получения счета-фактуры. Кроме того, дата получения счета-фактуры должна более-менее разумно корреспондировать с датой выставления счета-фактуры у продавца. Если между датами наблюдается большой временной разрыв, он должен быть подтвержден документально (транспортной накладной, почтовым конвертом и т.д.).

Так что, если наблюдается нестыковка у покупателя в дате получения счета-фактуры, а у продавца в дате выставления, у налоговиков обязательно возникнут вопросы. В этом смысле журнал учета – это отличный механизм, позволяющий налоговиками обнаружить такую нестыковку и выявить искусственный перенос налогоплательщиком вычета на удобный для себя период.

Кстати, норму о праве применения налогоплательщиком вычета в течение трех лет налоговики трактуют по-своему.

В Налоговом кодексе РФ сказано, что налоговый вычет применяется в том периоде, в котором возникают условия для него. И налогоплательщик имеет право применить указанный вычет в течение трех лет после того периода, в котором возникло право на вычет.

Налоговики же эту норму читают следующим образом. У налогоплательщика в течение трех лет есть право подать уточненную налоговую декларацию и применить вычет в том периоде, в котором возникло право на вычет. Иначе говоря, по мнению налоговиков, речь не идет о переносе налогового вычета на другой период.

А многие налогоплательщики считают, что у них в течение трех лет есть право применить вычет в любом периоде.

Норма очень неоднозначна и конфликта. Но на сегодняшний день могу сказать, что если налогоплательщик идет в суд, то он в подавляющем большинстве случаев выигрывает.

В настоящее время этот вопрос обсуждается в ФНС России и Минфине РФ. Думаю, что он решится позитивно для налогоплательщиков хотя бы потому, что в данном случае бюджет не только ничего не теряет, но даже выигрывает.

Кроме того, в журнал впервые внесли код вида операций. В книге покупок и книге продаж такой позиции нет. Коды видов операций утверждены приказом ФНС России от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83. Всего их 13. Если к одной операции подходят несколько кодов, то проставлять их нужно все.

При проверке налоговики обязательно обратят внимание на состыковку вида операции и суммы по ней. Например, у налоговиков есть задача проверить все счета-фактуры, связанные со строительством. Они по коду операции смогут «вытащить» нужные счета-фактуры и сразу же посмотреть суммы по ним.

Что будет, если журнал учета счетов-фактур не вести?

Ответственность за неведение журнала учета счетов-фактур небольшая. Это же, по сути, налоговый регистр – сбор неких налоговых данных. Есть ответственность за непредставление документа на налоговую проверку (200 рублей за каждый документ). И есть ответственность по статье 120 Налогового кодекса РФ за неведение налоговых регистров. Штраф за это нарушение в общем-то не критичный.

Но в любом случае журнал учета счетов-фактур вести надо, это обязанность налогоплательщика, пренебрегать которой не стоит.

Материал подготовила Алла Стефанская,

редактор портала «Самарский бухгалтер»

Семинар состоялся в Самаре 14 декабря 2012 г. Организатор мероприятия – компания «Центр бизнес-технологий».

Источники: mirblankov.ru, lugasoft.ru, blankiroom.ru, russia-in-law.ru, sambukh.ru

Категория: В дополнение к договорам | Добавил: yanovvasil (15.07.2015)
Просмотров: 170 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar